科沪有发财字〔2023〕89号

为了落实国家关于推进科技领域简政放权、放管结合、优化服务的要求，进一步加强和规范我所会议管理，本着厉行节约实事求是原则，根据科发条财字[2016]103号文《中国科学院关于印发〈中国科学院会议管理办法（试行）〉的通知》、科发条财函字[2021]24号文《中国科学院条件保障与财务局关于印发〈中国科学院会议费管理办法（试行）〉补充解释的通知》、科发条财函字[2023]124号文《中国科学院条件保障与财务局转发财政部 国管局 中直管理局关于〈中央和国家机关会议费管理办法〉的补充通知》规定，结合我所实际情况，制定本规定。

一、    适用范围

在科研活动过程中由我所主办或承办（包括联合承办）的为科研业务组织的学术交流会、研讨会、咨询会、评审（估）会、协调会、座谈会、答辩会、工作会等。

二、    审批原则

(一)  会议必须事前提出申请，并填写会议预算审批表（见附件），同时须符合会议费预算管理规定，会议结束后，主办部门须填写会议费决算表（见附件）；

(二)  包括但不限于所务会议、行政定期或不定期业务工作会、职代会等由行政管理经费承担的行政管理性会议，应当从严控制数量和规模；

(三)  因科研需要举办的学术交流会、研讨会、咨询会、评审（估）会、座谈会、答辩会、验收会、经费检（或审）查会等，且发生会议费由科研经费承担的业务性会议，应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，确定会议数量、天数和人数，在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式；

(四)  严格控制会议费支出规模，严禁借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁以任何名义发放纪念品或与会议业务内容无关的物品，不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；

(五)  严禁到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议（如联合承办单位处于风景名胜区，会议只能在单位内部召开）。

三、    会议标准

（一） 会议天数和人数

会议需从严控制，根据会议性质和主要内容严格限定会议会期以及会议代表和工作人员人数，除科研业务性会议外会期一般不得超过1天半、人数不得超过50人。线上会议的主会场和分会场参会人数合计不得超过相应会议类别参会人数上限，不请外地同志到主会场参会。

线上会议是指采取电视电话、网络视频等方式召开的会议，含线上与线下相结合的会议。

（二） 会议地点

会议地点应优先安排在本所内召开，确需在外召开的，应当安排在低于会议综合定额标准的饭（酒）店召开，但须统筹考虑住宿费、伙食费、其他费用的使用标准。

（三） 会议用餐

参会人员通常应在会议举办场所就餐。科研业务性会议因会议举办场所价格、供餐能力等因素需在外就餐的，应在会议审批单中予以说明。

（四） 开支标准

1.      线上会议费用开支范围包括能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

2.      原则上线下会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。

3.      交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

4.      会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上由参会人员所在单位报销，确因需要承担邀请专家、学者和有关人员的差旅费的，须在邀请通知中明确，按所差旅费规定报销。

5.     线下会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目不得参与调剂。定额标准如下：（元/人天）

住宿费	伙食费	其他费用	合 计
340	130	80	550

6.      按上述定额控制标准，会议费按会议代表550元/天人控制并统筹使用。

7.      如会议未发生住宿费，会议费按会议代表210元/天人控制。

8.      在所内召开、仅发生伙食费的所务会议、行政定期或不定期业务工作会、职代会等会议，伙食费标准按100元/天人控制（中晚餐各50元）

9.      每年4月至11月举办会议的，定额控制标准上浮比率提高40%，其中伙食费标准按200元/天人控制。

10.    参加会议的外籍知名专家（来自不超过2个国家）和院士达到3人且占参会人数三分之一以上的，定额控制标准可提高20%。

11.    会议用餐严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒，严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐或工作餐。

12.    会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

13.    除上述会议费用外，需分别支付邀请专家、学者咨询（评审）费、学术报告劳务费的，支付标准按相关经费管理办法执行。

四、    审批程序

(一)  各部门承办的科研业务性会议，由承办部门负责人审批。

(二)  各部门承办的行政管理性会议，报分管所领导审批。

(三)  会议结束后编制的会议决算表须留存党政办公室后办理财务报销手续。

五、    会议费报销管理

(一)  线上费用不纳入综合定额标准内核算，凭合法票据原则上在单位年度会议费预算内据实列支。

(二)  各部门应在会议结束后及时结清会议费用，并在一个月内一次性核销会议费用。

(三)  除联合承办的会议（指会议费先由合办方统一结算）外，报销会议费时应当提供有效票据（其中有会议住宿费发票的，还应提供结算清单）、会议预算审批表、会议决算表、会议通知或邀请信、会议手册或日程安排或学术报告通知、实际参会人员签到表。如支付专家咨询（评审）费、差旅费的，还需单独提供专家签到表；如会议费由专项经费承担的，还需提供专项经费预算表。对未列入计划，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

(四)  联合承办的会议，报销会议费时必须提供会议通知、会议手册或日程安排，还需提供依据合办方会议开支标准的由财务部门出具的会议结算清单证明，会议结算清单包括但不限于实际参会人员签到表、用餐人数、住宿人数、会议开支情况等。

(五)  各部门承办的需由专项经费承担的会议，原则上会议费支出不得超出有关专项经费管理办法规定。

六、    支付方式

会议费支付原则上以银行转账或公务卡等非现金方式结算。

七、    其它

(一)  会议承办部门对会议费的真实性负直接责任。

(二)  涉及涉密会议，应按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部门制定保密工作方案，明确专人负责；严格落实涉密会议有关规定，防止失、泄密事件发生。

(三)  党政办公室负责于每年3月15日前，将所上年度非涉密会议计划执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）在所工作平台进行公示。

(四)  会议收取注册费、会务费、资助费等，应遵循“收支两条线”的原则，由所财务部门统一管理。较大规模会议可委托具有相应资质的会议公司提供会议服务，应签订合同并按合同据实结算，会议收支结算表作为会议支出报销凭据。

(五)  违反本规定，由所责令改正，存在骗取会议费的，除追回违规资金外，视情况予以通报或年度考核不合格或取消一定期间所自主部署科研项目的申请，涉嫌违法的，移送司法机关处理。

(六)  所国际会议另行制定管理规定。

(七)  本规定自公布之日起执行，并由财务部门负责解释。2021年3月4日发布的《上海有机所会议费管理规定（试行）》（科沪有发财字[2021]26号）同时废止。

                                                          

                                      2023年10月12日