各研究室、各部门：

为进一步符合专项经费管理要求，规范和完善我所会议支出管理，从2013年1月1日起，发生的会议费须经审批后才能报销，具体如下：

1、　 在科研活动过程中由我所主办的为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用，各主办部门在会议召开前，须填写《上海有机所会议预算审批表》（见附件1），经科研管理部门、财务部门同意后，报所领导审批。如各研究室、课题组承办的会议，由专项经费支付的，在审批时需提供项目经费预算表及会议通知。

2、　 外事交流活动

1）发生的由专项经费中 “国际合作与交流费”项目开支的外国专家来华工作支出或学术交流费用，按原报销程序执行，但报销时需提供项目经费预算表复印件；

2）上述以外的外事交流活动而发生的费用，须填写《上海有机所会议预算审批表》（见附件1），经科研或外事管理部门、财务部门同意后，报所领导审批。

3、会议支出未经审批的，财务部门一律不予报销。会议结束后，主办部门要填写《上海有机所会议费决算表》（见附件2）（如由专项经费支付的，还须提供会议纪要），随最后一笔会议费用报销（或核销）。

4、各研究室、课题组承办的会议，如会议相关支出项目超出有关专项经费管理办法规定的标准的部分，由各研究室、课题组的横向经费承担。

会议费审批表格请从有机所内网-资产财务-财务管理里下载。（上海有机所会议审批表、上海有机所会议费决算表）